Tot onze spijt heeft Marcel Haas aangegeven zijn werkzaamheden als CDNA-archivaris te willen neerleggen. Om in deze leemte te voorzien zijn we daarom op zoek naar een nieuwe archivaris. Omdat we streven naar meer transparantie, doet de CDNA een oproep aan een ieder die zich geschikt acht en die zin heeft in deze functie om deze interesse aan ons kenbaar te maken.

Werkzaamheden

De CDNA-archivaris heeft een belangrijke rol binnen de CDNA. Immers, als de archivaris geen gevallen in roulatie brengt, valt er voor de leden weinig te stemmen.

De belangrijkste taken van de archivaris zijn:

-           zorgen dat alle gevallen van zeldzame soorten in roulatie gebracht worden:

-           door de waarnemers zelf aan te sporen of

-           door een geval zelf in roulatie te brengen;

-           het compleet maken van documentatie (foto's/geluiden/etc toevoegen aan een formulier);

-           een geval aanvaarden/niet aanvaarden/ronde doorzetten

-           terugkoppelen naar een waarnemer waarvan een geval wel/niet aanvaard is;

-           het archief beheren;

-           eventueel meeschrijven aan het jaarverslag

-           bijwonen van de CDNA-vergaderingen (2 keer per jaar)

Op dit moment werkt de archivaris samen met August van Rijn als assistent-archivaris. Wij willen op basis van de ontvangen reacties in gesprek gaan met August en andere geïnteresseerden over mogelijke vormen om deze rol te organiseren.
De archivaris stemt zelf niet mee met dossiers en heeft geen inhoudelijke rol bij de beoordeling van gevallen.

Toelichting op enkele werkzaamheden

Roulatie

De archivaris zal waarschijnlijk het meeste tijd kwijt zijn aan het in roulatie brengen van de gevallen. Alhoewel vele waarnemers/ontdekkers zelf een geval indienen is het in Nederland helaas nog zo dat jaarlijks vele tientallen gevallen niet worden ingediend. Voor deze gevallen hanteert de CDNA momenteel de drie-maanden-regel: als na drie maanden na het ‘verdwijnen’ van een vogel deze nog niet is ingediend, wordt door de archivaris zelf een dossier opgebouwd en in roulatie gebracht. Het opsporen van deze gevallen en het opstellen van een zo compleet mogelijk dossier is daarmee een belangrijke taak van de archivaris.

Communicatie

Bij het aanvaarden van een geval krijgt de indiener een standaardmailtje. Bij niet-aanvaarden verzorgt de archivaris een mail met een korte argumentatie waarom zijn/haar geval niet aanvaard is. Daarnaast zal de archivaris een netwerk opbouwen en in stand houden met de vogelgemeenschap van Nederland en met betrokkenen bij de redactie van Dutch Birding en Dutch Avifauna. Communicatie over vragen door vogelaars over gevallen worden zelf opgepakt of er wordt doorverwezen naar de voorzitter van de CDNA of met de stemmende leden/regiocoördinator van de CDNA.

Beheren archief

Het archief betreft een papieren archief. Af en toe is het nodig in het archief te kijken voor een bepaald geval. Het scannen van een dossier voor eventuele herroulatie kan tot de werkzaamheden behoren.

Bijdrage aan CDNA jaarverslag

Bij voorkeur heeft de toekomstig archivaris ook de ambitie om input te leveren voor het CDNA-jaarverslag. Goede planningsvaardigheden (door bijvoorbeeld een geval gelijk na afhandeling in een concept jaarverslag te zetten) zullen helpen om deze klus niet té tijdrovend te maken.

Werklast

De functie vraagt om een stevige toewijding. In sommige perioden moet bijna dagelijks en verder zeker wekelijks één/enkele uren ingezet worden. Rondom piekmomenten als een jaarverslag of bij een grote toename van het aantal dossiers en de periode voorafgaand aan CDNA-vergaderingen (minimaal twee keer per jaar), kan een grotere inzet nodig zijn.

Wij zoeken vooral mensen die echt zin hebben om deze klus op te pakken! Eigenschappen als: planmatig kunnen werken, zorgvuldigheid, communicatief vaardig (in schrift en woord) en toewijding zijn hierbij belangrijke eigenschappen. Daarnaast is kennis van de Nederlandse avifauna natuurlijk belangrijk. Personen met aantoonbare ervaring hebben hierbij een streepje voor.

De CDNA heeft een lichte voorkeur voor een invulling van deze functie als duobaan: bij voorkeur dus twee personen die samen deze klus op willen pakken. We stellen ons hierbij een taakverdeling voor waarbij één persoon het proces rondom het indienen en het compleet maken van een dossier coördineert en de ander de afhandeling van gevallen (gevallen afhandelen, overzicht houden op de gevallen, aanspreekpunt voor de ‘buitenwacht’): een werkwijze die de huidige archivaris (Marcel Haas) en de huidige assistent-archivaris (August van Rijn) ook hanteren.

Procedure

Wij streven er naar om vóór 1 mei een nieuwe archivaris te hebben aangesteld. Iedereen die interesse heeft in deze functie kan zich voor 15 april per mail aanmelden bij de voorzitter van het CDNA, Eddy Nieuwstraten. Zijn email-adres is Eddynieuws@gmail.com.

Geef in deze mail aan waarom je interesse hebt en waarom je denkt een geschikte kandidaat te zijn. Met de in onze meest geschikte kandidaten zal vervolgens een gesprek worden gevoerd om te kijken of er inderdaad sprake is van een goede match. Degenen die een mail sturen zullen uiteraard over het vervolg van de procedure geïnformeerd worden.

Namens de CDNA, Eddy Nieuwstraten